房地产行业OA系统应用:工程合同电子化驱动,提升管理“内功”

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流程审批/文档中心/人事档案

提升沟通效率/任务执行管理

在房地产行业高歌猛进的前几年,工作重点大多围绕开发、营销等“外功”进行。而随着市场回归理性,房地产企业纷纷开始强练“内功”,由“粗放式”管理模式转变为“精细化”管理模式。提升管理“内功”,离不开信息化手段的介入,一套协同内外的OA系统几乎成为“刚需”。



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深圳市晟润丰投资发展有限公司是岁宝集团旗下的全资子公司,主营房地产开发,主要业态包含高端商业、超甲级写字楼与奢华公寓,未来将打造成区域地标级项目。作为泛微e-office在房地产行业的标杆客户,晟润丰借助OA系统电子化流程驱动,实现规范高效的工程合同管理。



工程合同在线审批,高效跟进付款动态



工程合同金额大、付款周期较长,如何实现统一规范的管理成为关键。审核时,领导希望查看每份合同主体信息情况、产值支付比例、付款条款以及付款比例等。如果借助纸质合同审批,那么与该合同相关的往期付款情况无法便捷查取,也无法及时跟进合同付款动态。



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借助e-office电子化合同管控平台,晟润丰实现合同的在线审批,并通过数据穿透关联往期合同付款情况,实现合同的跟踪管理。借助OA系统【工程合同付款审批表】,不仅可以查看合同所对应的项目情况,并且系统自动关联已付金额,智能计算累积付款金额及已付款比例。通过全方位的付款动态呈现,令整个合同付款过程变得有据可循。


对于申请人而言,在线提交审批表之后便可等待审核反馈,无需再四处找人签字。若情况紧急,还可勾选流程的紧急程度,令重要的合同付款优先审批。若流程还是迟迟没有答复,则可以通过流程办理步骤查看当前节点办理人员,并通过催办体系进行流程督办。



工程变更事项,高效电子汇报



在工程实施过程中,遇到变更事项该如何高效报备呢?对于一些突发情况,施工人员做不了决定,必须得请示相关领导,而且往往需要各专业人员给出综合意见,而通过传统的汇报体系难免耽误工期。



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晟润丰通过【工程变更事项审批】流程,有效解决了以上问题。工程遇到变更事项时,相应人员可在OA系统内发起变更审批流程,报备给各部门领导进行审批。


因为是电子化审批,不管是在施工现场或者外地出差,皆能实现高效报备。通过报备流程,相关领导可查看合同情况、变更原因、变更内容并通过附件了解具体的变更方案。



工程用章频繁,规范盖章/证照申请



工程项目合同多,所涉及的用章事项也多。另一方面,公司为了规避风险,对于用章类型也进行了细分,不同用章类型对应着不同的用章场景。



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OA系统通过【盖章审批流程】及【印章/证照外借流程】,实现印章、证照的专用专申请。在用章流程中,申请者可勾选需用章类型,并通过附件上传相应合同,令整个审批更加安全高效。外借印章/证照时,必须填写借出日期及预计归还日期,以保证相关证件及时归还、不遗失。



项目会议提前申请,避免会议室冲突



围绕项目需要开展各种类型的会议,如项目洽谈会、设计会议、项目沟通会等。会议类型多,会议安排与会议室的使用总是避免不了冲突,如何解决这一问题呢?



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通过泛微OA系统的电子化会议管理体系,晟润丰实现会议室在线申请,会议安排智能呈现,有效避免会议冲突的情况。申请会议时,相关发起人可详细列明会议主题、会议时间以及相关参与人,会议开始之前系统自动提醒确保相关参会人员准时到场。


房地产行业要提升管理“内功”,离不开OA系统的协同支持。通过e-office电子化的流程驱动体系,助力房地产企业实现全方位的工程项目管控。


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